- Con el Conversatorio “La importancia de los archivos para la transparencia y rendición de cuentas”, el Pleno del Infoem celebró el Día Internacional de los Archivos.
Cuando las y los servidores públicos no quieren dejar registro histórico de su actuar, se olvidan de los expedientes y no valoran a los archivos en su justa dimensión; desean olvidarse del pasado para sólo mirar hacia el futuro. Resulta mortal para la administración pública; por ello, para el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) es esencial documentar, clasificar y conservar correctamente los archivos, a fin de garantizar los dos derechos fundamentales que tutela este organismo autónomo y responder a las exigencias de la población que ejerce sus derechos, argumentó José Martínez Vilchis.
El Comisionado Presidente del Infoem, en presencia de la Comisionada Guadalupe Ramírez Peña, quien coordina la Comisión de Archivos y Gestión Documental de este organismo garante; dio la bienvenida a los más de 500 asistentes, de manera presencial y virtual, al Conversatorio “La importancia de los archivos para la transparencia y rendición de cuentas”, en conmemoración al Día Internacional de los Archivos; que tuvo como objetivo promover y fortalecer el valor de los archivos y los archivistas, a fin de reconocer cómo los archivos empoderan la rendición de cuentas y la transparencia.
En este acto, Jorge Luis Valverde Mejía, Encargado del Despacho de la Dirección de Administración y Servicios Documentales, destacó que los archivos son patrimonio cultural del mundo y constituyen una valiosa e insustituible fuente de información; son pieza fundamental para ejercer y garantizar los derechos humanos de acceso a la información y de protección de datos personales y el derecho a la verdad y a la memoria; pues reflejan las acciones de las autoridades y garantizan la seguridad y transparencia del actuar gubernamental.
En representación del Poder Judicial mexiquense, Pablo Espinosa Márquez, Consejero de la Judicatura, resaltó la importancia de los archivos desde el punto de vista judicial y aseguró que en la administración pública éstos son documentos vivos, que ayudan a reflexionar para dirigir el camino que se tiene como entidad y como Nación.
Por su parte, la Comisionada del Infoem, María del Rosario Mejía Ayala, quien moderó este Conversatorio, señaló que los archivos son el eslabón que une todos los espacios democráticos, a la rendición de cuentas y la transparencia; un eslabón que, aseguró, hace falta fortalecer al interior de cada institución, a fin de tener una cultura de la trascendencia que tiene la gestión documental en el actuar gubernamental.
Al referir el marco normativo en materia archivística, Josefina Román Vergara, Comisionada del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (Inai), consideró que los archivos son el primer pilar de la rendición de cuentas; por ello deben ser públicos y accesibles, pues a través de los documentos puede conocerse y garantizarse el cumplimiento de las leyes, funciones y atribuciones de todas las servidoras y servidores públicos.
Tras compartir su experiencia como archivista en organizaciones internacionales, Gustavo Castañer Marquardt, Jefe de Unidad, Recursos y Servicios de Información en el Banco Asiático de Desarrollo (ADB) de Filipinas, compartió la Hoja de Ruta para la gestión documental, que es un conjunto de instrumentos en varios capítulos, elaborado para ayudar a los gobiernos y a las organizaciones del sector público a poner en marcha mejoras estratégicas y coordinadas en la gestión de documentos; y aseveró que los archivos y la gestión documental son absolutamente cruciales para la transparencia y la rendición de cuentas.
En su participación, María Alejandra Villar Anull, Académica de la Universidad de la República de Uruguay y representante nacional del grupo de expertos RIVEAU, subrayó la necesidad de trabajar en políticas públicas archivísticas más eficientes, ya que la gestión documental se vuelve una herramienta fundamental para conocer el servicio público y evaluar los resultados del trabajo gubernamental, por lo que sirven para demostrar la información que produce, conserva y recibe toda institución, así como para permitir la participación de la población en la toma de decisiones.
A su vez, Emma de Ramón Acevedo, Presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y Directora del Archivo Nacional de Chile, enfatizó que no hay transparencia si no hay archivos. Por ello, organismos garantes y autoridades en materia archivística deben constituirse en una unidad fortalecida para mejorar la conservación de los archivos y limitar los abusos de poder que existen en todo nivel gubernamental, a fin de enfocarse en el usuario final: la ciudadanía, quien tiene derecho a conocer los documentos que dan cuenta de las decisiones de los gobiernos, tanto en materia fiscal como de toda decisión pública que afecte a la población.
Al brindar la relatoría de este Conversatorio, tras exponer los principales puntos retomados por las y los ponentes, el Comisionado del Infoem, Luis Gustavo Parra Noriega resaltó la necesidad de contar con documentos y datos de calidad e impulsar la transparencia proactiva en las instituciones, además de la adecuación de políticas públicas que favorezcan la gestión documental en el país.
Finalmente, la Comisionada del Infoem, Sharon Morales Martínez reconoció a quienes laboran en las áreas de Archivo de las instituciones, pues los archivos son parte del patrimonio cultural, cuyas evidencias son significativas para el desarrollo económico, político y social y cultural de la humanidad; por lo que forman parte de la identidad mexicana.
