Por Robert Ferrer, CEO de SoftExpert LatAm
¿Sabías que ISO 9001 también es una fuente de oportunidades para las organizaciones? Además de garantizar que sus productos y servicios cumplan con las expectativas del cliente, ISO 9001 anima a su organización a buscar y aprovechar situaciones favorables para su negocio. Esta es la definición de gestión de oportunidades.
El proceso implica reconocer, evaluar, priorizar e implementar oportunidades que surjan en el contexto de su organización. Las oportunidades pueden estar relacionadas con diferentes aspectos, como aumentar la satisfacción del cliente, reducir costos, mejorar la eficiencia e innovar productos y servicios, entre otros.
¿Cómo identificar y gestionar oportunidades de forma eficaz? ¿Cuáles son los beneficios de gestionar riesgos y oportunidades para su competitividad?
Riesgos y oportunidades en ISO 9001
ISO 9001 define el riesgo como el efecto de la incertidumbre sobre un resultado esperado. Oportunidad es la posibilidad de obtener un resultado favorable. Ambos pueden afectar la calidad de los productos y servicios y el desempeño del sistema de gestión de calidad (QMS).
Por lo tanto, el estándar requiere que las organizaciones identifiquen, analicen y aborden los riesgos y oportunidades que sean relevantes para su contexto y objetivos.
De esta manera, las organizaciones pueden aprovechar oportunidades para mejorar sus procesos, aumentar la satisfacción del cliente y diferenciarse en el mercado.
Cómo la gestión de oportunidades puede mejorar la calidad de sus productos y servicios
Identificando y aprovechando las oportunidades que surgen en el entorno, es posible mejorar la calidad de sus productos y servicios de varias maneras. Por ejemplo:
- Innovar y crear soluciones que satisfagan las necesidades y expectativas de sus clientes;
- Optimice y estandarice sus procesos, reduciendo desperdicios y costos;
- Incrementar la efectividad y eficiencia de su sistema de gestión de calidad (QMS);
- Prevenir y corregir problemas que puedan comprometer la conformidad de sus productos y servicios;
- Aumente la confianza y la lealtad de sus clientes;
- Fortalece tu imagen y reputación en el mercado.
- Estrategias para identificar oportunidades
Para identificar oportunidades que puedan impulsar su negocio, algunas de las estrategias son:
1. Conocimiento del contexto
Vea los factores internos y externos que afectan su SGC. Esto ayudará a comprender las fortalezas y debilidades de la organización, así como las amenazas y oportunidades del entorno en el que opera. De esta manera, será posible planificar acciones para aprovechar las ventajas competitivas y minimizar los riesgos.
Una herramienta que puede ayudar en este análisis es la matriz FODA, que consiste en una tabla que resume las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su organización en relación con su contexto.
2. Análisis de riesgos
El análisis de riesgos permite a las empresas prepararse para evitar o minimizar problemas que podrían perjudicar la calidad de sus productos y servicios y la satisfacción de sus clientes. Además, permite encontrar oportunidades de mejora o innovación en función de los riesgos detectados y evaluados. Algunas herramientas que pueden ayudar son la matriz de probabilidad e impacto, qué pasaría si, árbol de fallas, etc.
3. ¿Cómo funciona el SGC?
Para comprobar si se están cumpliendo los objetivos e identificar las posibilidades de mejora se utilizan indicadores, auditorías, análisis y feedback. Esto proporcionará datos y evidencia para evaluar la efectividad y eficiencia de su SGC, así como para identificar fortalezas y debilidades. En base a esto, las empresas y los empleados pueden definir objetivos y planes de acción para lograr mejores resultados.
4. ¿Qué valoran los clientes?
Entiende qué les gusta, qué piden y qué critican de tus productos y servicios. Así, existe la posibilidad de adaptar o crear productos y servicios que satisfagan o superen sus demandas.
5. Análisis de causa y efecto
Analizar las causas de los problemas es una excelente manera de identificar oportunidades para optimizar y simplificar sus procesos, productos o servicios. Las herramientas que pueden ayudar son el diagrama de Ishikawa, los 5 porqués, el diagrama de Pareto, el FMEA, etc.
6. Herramientas de creatividad e innovación
La creación de productos, servicios, procesos o soluciones puede satisfacer o sorprender a los clientes. Esto permite diferenciarse de la competencia y genera valor para el negocio. Además, es posible identificar oportunidades para explorar nuevos mercados o segmentos de clientes.
7. Búsqueda de la sostenibilidad
También es esencial encontrar una manera de reducir los impactos ambientales de los procesos, productos o servicios. De esta manera, podrá identificar oportunidades para aumentar la reputación y credibilidad de su organización entre sus partes interesadas. Herramientas que pueden ayudar son el análisis del ciclo de vida, la matriz de materialidad, los indicadores GRI, etc.
8. Gestión del conocimiento
Para evitar errores y utilizar mejores prácticas para identificar nuevas oportunidades, es importante aprender de los éxitos y fracasos del enfoque de riesgo, así como compartir experiencias y lecciones aprendidas.
Beneficios de la gestión de riesgos y oportunidades para la competitividad empresarial
Gestionar riesgos y oportunidades es una forma de prepararse para el futuro y aprovechar los cambios en el entorno del mercado. Al identificar y abordar los riesgos y oportunidades que pueden afectar el negocio, es posible obtener beneficios para su competitividad:
- Mejorar la calidad de los productos y servicios, satisfaciendo las necesidades y expectativas de sus clientes;
- Reduzca costos y desperdicios, optimizando sus procesos y recursos;
- Incrementar la confianza y lealtad del cliente, entregando valor y soluciones;
- Innovar y diferenciarse en el mercado, creando nuevos productos, servicios, procesos o soluciones;
- Prevenga y mitigue los impactos negativos de los riesgos, protegiendo su negocio y su reputación.
La gestión de oportunidades es una práctica esencial para el éxito empresarial. De esta manera, aprovechar las posibilidades de crecimiento y protagonismo en el mercado se convierten en prácticas más plausibles, aumentando su competitividad, rentabilidad y sostenibilidad.
ISO 9001 puede ser un gran aliado en este proceso, ya que ofrece una estructura para planificar e implementar acciones para abordar riesgos y oportunidades de forma sistemática e integrada con su SGC.
Sobre SoftExpert:
Activa en el mercado de software de gestión empresarial, SoftExpert surgió en 1995 en el sur de Brasil y ha llegado a México en 2017. Actualmente, la marca cuenta con más de 500 empleados, 2 mil clientes, 600 mil usuarios repartidos en todos los continentes, en alrededor de 50 países, 300 socios en todo el mundo, incluidas alianzas estratégicas con empresas como AWS, Baker Tilly y Kodak Alaris, así como unidades de negocio en 9 países. Esto se debe a que SoftExpert tiene soluciones para empresas que van desde la gestión empresarial y calidad corporativa hasta la gestión ambiental, de proyectos y de gobierno en un solo contrato para sus clientes, brindándoles mayor eficiencia, agilidad y ahorro. Su presencia global demuestra que SoftExpert adapta su gama de servicios de acuerdo a las necesidades de las empresas, así como de sus ubicaciones. La plataforma ofrece un conjunto de módulos multilenguaje que se integran para automatizar procesos y optimizar diferentes áreas de negocio de las organizaciones.