Las PyMEs que manejan la gestión de recursos humanos, internamente tienden a descuidar las tareas importantes del día a día necesarias para administrar un negocio exitoso. Tener que cubrir diferentes actividades puede generar problemas de cumplimiento y peor aún, a enfocarse en cuestiones administrativas y perder la oportunidad de aportar valor real al negocio. Un estudio reciente1 indica que el 36% de los reclutadores consideran que se aceleró la transformación digital, el 47% considera que sólo sucede en ciertas áreas, mientras el 13% que se mantiene en el mismo ritmo.
Factorial, empresa orientada a mejorar la gestión de las empresas y los empleados, señala que la automatización de los procesos de RRHH ayuda a asegurar los mejores talentos, crear un proceso de incorporación más sólido, mejorar la retención de empleados, elevar los beneficios de los empleados, lidiar con menos problemas de cumplimientos regulatorios, ahorrar tiempo y permitir a los responsables de área a enfocarse en cuestiones de valor real para las empresas.
Lo cierto es que hoy en día, la automatización en RR.HH otorga grandes ventajas para las organizaciones como el ahorro de tiempo y dinero, y elimina el error humano, empoderando a los empleados para gestionar la comunicación interna, el registro de asistencia y vacaciones, además de que simplifica los procesos al hacerlos más sencillos y más eficientes; desafortunadamente, la mayoría de las empresas no conoce aún estos beneficios. Un estudio2 demuestra que el 46% de los responsables de diversas empresas en RR.HH no habían escuchado hablar de los procesos de automatización, mientras que tan sólo el 2.6% reconoció con suma satisfacción que ocupan soluciones, optimizando así muchos de los procesos que se realizan.
Por otro lado, datos recientes3 demuestran que más del 50% de los empleados que trabajan con la ayuda de un software de automatización de procesos, economizan alrededor de 20 horas al mes en procesamiento de datos, así como en tareas repetitivas.
“La automatización no sólo ayuda a que las áreas de Recursos Humanos aporten valor a los negocios, también facilita la centralización y diseminación de información valiosa que de otra forma, quedaría sólo en manos del responsable del área y sin posibilidad de capitalizarse”, comenta Rodrigo Manjarrez, Director Regional para LATAM de Factorial: “Por otro lado, el cumplimiento de normas es fundamental, un informe demuestra que el 30% de las empresas no validan los formularios de impuestos en absoluto, mientras que el 45% lo hacen manualmente, lo que puede caer en errores humanos. Por lo que soluciones que automaticen los procesos también sirven para el cumplimento de las normas de manera más ágil y en menor tiempo”.
La gestión del talento está trasladando sus prioridades a vigilar y fomentar el bienestar laboral, pero ¿cómo se puede hacer esto si hay que destinar horas y recursos a tareas de gestión y organización? Automatizando alguno de los procesos con un software para gestión de capital humano:
Control de horario
Si se traslada el reloj checador a una plataforma digital, la información de entradas y salidas se resume en un mismo lugar, sin necesidad de exportar datos de una aplicación a otra.
Ausencias y vacaciones
Al confiar en una plataforma que se encargue de esta tarea, se traslada la responsabilidad a los empleados. Con esto, serán ellos quienes gestionen sus ausencias y vacaciones de forma directa, sin tener que recurrir a formularios, solicitudes y reuniones.
Gestión de nóminas
Un software de recursos humanos para empresas, permite recoger la información de cada empleado. Si se utiliza la misma plataforma, se tendrá la información de contratación, salidas y la nómina en el mismo lugar. De esta manera, cualquier cambio realizado en nóminas se verá reflejado fácilmente y de manera rápida.
Procesos de reclutamiento
6% de las empresas utilizan la IA para la contratación en un alto grado, por lo que los procesos de reclutamiento también son una de las dinámicas que exigen horas de trabajo y recursos. Al momento de filtrar para llevar a cabo entrevistas, automatizando este proceso se crea un canal directo por donde pasen los candidatos que cumplan unos requisitos mínimos.
Onboarding y offboarding de empleados
Por otra parte, si bien la integración de nuevos trabajadores a una empresa es un momento vital para la experiencia del empleado, también cuenta con dinámicas repetitivas y manuales. Automatizar este proceso, logra que los empleados tengan la información que necesitan al momento de entrar.
Evaluaciones de rendimiento y desempeño
Trabajar con personas significa tener que realizar un seguimiento de su evolución. Sobre todo, para ver si encajan o no en el puesto de trabajo. Al automatizar encuestas y pruebas de evaluación, se puede recibir la información directamente sin tener que realizar gestiones diarias.
Asimismo, es posible recopilar la información obtenida, junto a otro tipo de datos igual de valiosos. De esta manera, se complementa información de desempeño con su actividad laboral.
Otros procesos de Recursos Humanos para automatizar
Automatizar las formaciones y capacitaciones facilita el acceso a estas dinámicas beneficiando la imagen corporativa con los empleados.
Garantizar una formación constante y que no requiera traslados o trámites complicados puede ser decisivo para retener el talento o aumentar el compromiso del talento humano.
Por otra parte, al ser automatizado el control de gastos, se evita tareas que puedan verse afectadas por errores humanos.
Al automatizar los procesos del sistema de administración de recursos humanos, no solo se ahorra tiempo y recursos, sino que se potencia también otros aspectos de las empresas. La automatización de los recursos humanos reduce la cantidad de trabajo, aumenta la calidad de los beneficios de los empleados y, con ello, permite atraer a los mejores talentos al tiempo de mantenerlos enfocados en tareas valiosas en lugar del trabajo administrativo.
“Con dichas herramientas de gestión de capital humano, las PyMEs ganan en cultura empresarial, comunicación, confianza y rendimiento frente a su equipo. Empoderar a los empleados con información siempre actualizada permite tomar las mejores decisiones para las estrategias de negocio”, finalizó Manjarrez.
Acerca de Factorial
Factorial es una empresa de software que automatiza la gestión de RR.HH. de pequeñas y medianas empresas, además permite administrar la plantilla de trabajadores, compaginando calendarios y facilitando el control de horarios y la gestión de nóminas. Todas estas tareas se centralizan en una única plataforma en la nube permitiendo que la gestión de RR.HH sea más eficiente. www.factorial.mx.
